La comunicación en las organizaciones es un factor clave para lograr los resultados esperados y alcanzar el éxito. A pesar de que gracias a las nuevas tecnologías estamos en constante conexión, resulta imprescindible planificar reuniones de trabajo con el fin de compartir información y elaborar un plan de acción entre todos.

Diferentes estudios demuestran que en España las reuniones son menos productivas y eficaces de lo que deberían ser. Tal es así que en una entrevista publicada en eldiario.es, que hablaba sobre la eficiencia de los horarios en nuestro país, se presentaba bajo el titular de “España es el país que dedica más tiempo a reuniones y más tiempo pierde en ellas”.

Para averiguar si en una organización se llevan a cabo reuniones eficaces se deberían hacer las siguientes preguntas:

  • ¿Se tiene siempre claro el objetivo de las reuniones a las que se asiste?
  • ¿Empiezan y acaban a la hora planeada?
  • ¿Se tratan todos los temas previstos y con un determinado orden?
  • ¿Hay definida una lista de acciones y un calendario de ejecución?

Si la mayoría de estas cuestiones tienen resultado negativo es porque probablemente no se optimizan las reuniones, por lo que se debería implementar un proceso para llevar a cabo reuniones eficaces.

Para llevar a cabo una reunión eficaz hay que tener en cuenta una serie de acciones a realizar antes de la reunión, durante la reunión y después de la reunión:

ANTES de la reunión:

  • Asegurarse de que la reunión es realmente necesaria, ya que muchas veces el fin de reuniones simplemente es tener una decisión que se puede conseguir hablando directamente con la persona clave.
  • Tener un propósito claro para la reunión, ya que tener claro el resultado deseado es crucial para conseguir reuniones eficaces.
  • Asegurarse de que todos los asistentes sean relevantes. Si se invitan a la reunión a personas que son prescindibles, estarán, por un lado, perdiendo su tiempo, y, por otro, añadiendo ineficiencia a la reunión. Hay que tener en cuenta que reuniones eficaces de equipos de trabajo buenos suelen tener un máximo de 7 participantes.
  • Preparar una agenda clara, incluyendo el material o instrucciones pertinentes para los asistentes a la convocatoria, ya que esto permitirá que todos los participantes vengan preparados, y por lo tanto haya una menor pérdida de tiempo.
  • Hacer la reunión lo más corta posible. Hay que planificar una duración adecuada para lograr el objetivo de la reunión, teniendo en cuenta que las reuniones no tienen por qué durar una hora, 15 minutos pueden ser totalmente suficientes. La metodología Scrum, por ejemplo, tiene el daily standup meeting, una reunión diaria de pie que no dura más de 15 minutos.
  • Prepararse para la reunión. Tanto si se es asistente como organizador, hay que asegurarse de estar preparado. Si asistes a una reunión sin haberte preparado para ella, es probable que pierdas tu tiempo y hagas perder el tiempo a los demás asistentes.

DURANTE la reunión:

  • Respetar el timing de la reunión. Lo más probable es que todos los asistentes a la reunión tengan agendas apretadas, por lo tanto, es muy importante comenzar la reunión en hora y terminarla a la hora prevista, o incluso antes. Esta regla suele tener dos efectos positivos a largo plazo: los asistentes se acostumbran a ser puntuales y mantienen el foco en la agenda y el resultado esperado.
  • Evitar el uso de dispositivos móviles. Aunque vivimos en un mundo digital no es conveniente el uso de dispositivos móviles durante la reunión para evitar desconectarse de las personas y de lo que ocurre en la misma.
  • Escuchar activamente con atención y sin interrupciones. El más poderoso antídoto contra el sabotaje por egos es la escucha activa. Es fundamental escuchar de forma activa y sin distracciones para llevar a cabo una reunión eficaz.
  • Respetar la agenda y evitar salirse del orden del día. Hay quetener en cuenta que los asistentes se preparan para el tema de la reunión y no para otros temas. Para evitar que la reunión se desvíe hacia otros temas se puede realizar una lista donde apuntar temas importantes que surgen durante la reunión, pero que se tratarán en otro momento. De esta manera no nos olvidamos de los temas y progresamos de manera eficaz en la reunión actual según lo acordado.
  • Resumir decisiones y acciones tomadas. Es imprescindibleapuntar las decisiones y acciones acordadas a lo largo de la reunión y revisarlas al final de la reunión. Así no sólo nos aseguramos de no dejar ningún cable importante suelto, sino que además garantizamos compromiso y claridad sobre lo acordado.

DESPUÉS de la reunión:

  • Enviar el acta con las decisiones, las acciones y materiales relevantes a todos los asistentes.
  • Hacer un seguimiento de las acciones en las fechas indicadas.

Todos estos puntos se pueden resumir en el siguiente gráfico publicado por el Politécnico Grancolombiano, Institución Universitaria, en el artículo “Tener reuniones efectivas y productivas sí es posible”.

* ”Tener reuniones efectivas y productivas sí es posible”. Politécnico Grancolombiano, Institución Universitaria.

En resumen, todas estas pautas nos ayudarán a tomar conciencia de algunas claves que nos pueden facilitar el mantener reuniones eficaces y así evitar perder tiempo innecesariamente y que éste sea productivo. Como dijo Juan Donoso Cortés (S. XIX), filósofo, parlamentario, político y diplomático español: